K.V.K.K. Politikası
ÜRÜN SATIŞI
Ürün Satışı Sonrası
Hizmetler ve Pazarlama faaliyetleri
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ POLİTİKASI
GİRİŞ
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ ("Şirket”) için Müşterileri, Çalışanları ve ilişki içinde
olduğu diğer gerçek kişilere ait Kişisel verilerin korunması, büyük önem arz
etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu
Politika ve 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ bünyesindeki diğer yazılı
Politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen gaye; Müşterilerimizin,
Potansiyel müşterilerimizin, Çalışanlarımızın, Çalışan Adaylarımızın,
Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurum Çalışanlarının, 19K ŞİFALI
BİTKİLER MERKEZİ çalışanlarının ve Üçüncü Kişilerin kişisel verilerinin
hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.
Bu kapsamda, 6698 sayılı
Kanun ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için
19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ tarafından gereken idari ve teknik tedbirler
alınmaktadır.
Bu Politika’da kişisel
verilerin işlenmesi süreçleri için 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ’nin
benimsediği, aşağıda belirtilen temel prensipler açıklanacaktır:
Kişisel verilerin rıza
kapsamında işlenmesi,
Kişisel verilerin hukuka
ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmesi,
Kişisel verileri doğru
ve gerektiğinde güncel tutma,
Kişisel verileri
belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
Kişisel verileri
işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
Kişisel verileri ilgili
mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar
muhafaza etme,
Kişisel veri sahiplerini
aydınlatma ve bilgilendirme,
Kişisel veri
sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli altyapıyı oluşturma, Kişisel
verilerin korunması için gerekli tedbirleri alma,
Kişisel verilerin işleme
amaçlarının tespit ve uygulamasında, üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili
mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,
Özel nitelikli kişisel
verilerin işleme ve koruma hususlarının özel olarak düzenlenmesi
BÖLÜM 1
1.1 POLİTİKA HAKKINDA
1.2 Amaç
Kişisel Verilerin
İşlenmesi Politikası’nın (“Politika”) amacı, 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ
’nin mevcut ve potansiyel müşterileri, çalışanları, iş ortakları,
ziyaretçileri, pay sahipleri, şirket yöneticileri, çalışan adayları, işbirliği
içinde bulunulan kurum çalışanları ve yetkilileri ile ilgili üçüncü kişilere
ait kişisel verilerin işlenmesi hususundaki ilkelerin tespiti, kişilerin temel
hak ve özgürlüklerinin korunması, söz konusu kişisel verilerin kanuna ve hukuka
uygun işlenmesi kapsamında gerekli hak ve yükümlülüklerin belirlenmesi, 19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ çalışanları nazarında kişisel verilerin korunması
ve veri mahremiyeti konusunda farkındalık yaratılması, Anayasa’nın 20’nci
maddesi hükmü ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘’Kanun’’) ile
bu Kanun’un ikincil düzenlemeleri başta olmak üzere ilgili mevzuata uyum
sağlanması ve bu doğrultuda gerekli önlemlerin alınmasından ibarettir.
1.3 Kapsam
Oluşturulan politika
Kanun’un “Kişisel Veri” tanımında yer alan, kimliği belirli veya belirlenebilir
bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebilecek nitelikteki her türlü bilgi ve
belgeyi ve bunlarla ilgili alınan önlemleri ve yapılan düzenlemeleri kapsar.
1.4 Sorumlular
Politika’nın hazırlanması,
güncellenmesi ve Genel Kurul’nun onayına sunulmasından, şirketin temsili
ilzama yetkilisi sorumludur.
1.5 TANIMLAR
Bu Politika’da yer alan
terimler, aşağıda yer verilen anlamları ifade eder.
Tanım
Açıklama
Kişisel Veri
Kimliği belirli veya
belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi Bu doğrultuda, tüzel
kişilere ait veriler Kanun kapsamında koruma altına alınmamıştır. Özel
Nitelikli Kişisel Veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi
inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya
da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik
tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
Açık Rıza
Belirli bir konuya
ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza Anonim Hâle
Getirme Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek kimliği belirli veya
belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
Kanun
6698 sayılı Kişisel
Verilerin Korunması Kanunu Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel verilerin
tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin
parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi,
depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi,
açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi,
sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde
gerçekleştirilen her türlü işlem
Kurum
Kişisel Verileri Koruma
Kurumu
Şirket
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ
Veri İşleyen
Veri sorumlusunun
verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel
kişi
Veri Sorumlusu
Kişisel verilerin işleme
amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve
yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Verilerin silinmesi
Şirket içindeki tüm
ilgili kullanıcıların, kişisel veriye erişimin engellenecek şekilde
şifrelenmesi ve sadece veri koruma sorumlusunun bu şifreye sahip olması
durumunu ifade etmektedir.
Verilerin Yok edilmesi
Kişisel verinin bir daha
geri döndürülemeyecek bir biçimde fiziksel olarak veya teknolojik yöntemlerle
tamamen ortadan kaldırılması durumunu ifade etmektedir.
BÖLÜM 2
2.1 KİŞİSEL VERİLERİ
İŞLEME PRENSİPLERİ
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ kişisel verileri, aşağıdaki ilke ve prensipler çerçevesinde elde
eder, işler ve üçüncü kişilere aktarır. Bu ilkelerin uygulanmasından 19K ŞİFALI
BİTKİLER MERKEZİ doğrudan sorumludur.
2.2 19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ ’nin Kişisel Verileri İşleme İlkeleri
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ tarafından kişisel veriler, gerekli özen gösterilmek suretiyle
hukuka uygun ve meşru bir amaca yönelik olarak elde edilir, işlenir ve güvenli
bir şekilde muhafaza edilir. Kişisel verinin işlenme amacı ortadan kalktığında
ya da amaç nihayete erdiğinde, kişisel veri işbu Politika ile bağdaşır
nitelikte uygun bir yöntemle anonimleştirilir veya silinir/yok edilir
2.2.1 Gizlilik
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ bünyesinde kişisel verilerin işlenmesi süreçleri gizlilik
prensipleri gereğince yürütülmektedir. Bu kapsamda 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ
kişisel verilere yetkisiz her türlü erişimi teknik ve fiziki her türlü olanak
elverdiği ölçüde engeller ve mümkün olan her türlü teknik ve idari tedbiri
bünyesinde uygular. Buna ilişkin denetimleri periyodik olarak gerçekleştirir.
2.2.2 Yasallık
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ kanunlarda öngörülen sınırlar çerçevesinde ürün satışı, satış
sonrası hizmetler, ürün tanıtımı ve sair hizmetleri sizlere sunarken, kişisel
verileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun olarak elde eder ve işler. 19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ kişisel verilerin kullanılması amaçlarından
ilgili kişileri haberdar eder ve gereken durumlarda ilgili kişilerin kanun
kapsamındaki rızalarını alır.
2.2.3 Güncellik ve Doğru
Olma
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ tarafından kişisel veriler tam ve doğru tutulur, gerektiğinde
güncellenir. 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ kişisel verilerin doğru olup
olmadığını veya yetersiz olan verilerin düzeltilmesi, değiştirilmesi,
güncellenmesi veya silinmesini tespit etmek amacıyla gerekli düzenlemeleri
yapar.
2.2.4 Belirlilik ve
Şeffaflık
Belirli, açık ve meşru
amaçla verilerin işlenmesi ilkesi; 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ’nin veri
işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemesini ve bu amacın meşru olmasını
sağlamaktadır. 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ilgili kişiye şeffaf kıldığı
veri toplama ve işleme amaçları haricinde, başkaca amaçlarla veri işlemez.
Amacın meşru olması 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ’nin işlediği verilerin;
yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve gerekli olması
anlamına gelir.
2.2.5 Özen, Ölçülülük ve
Tutarlılık
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ tarafından işlenen kişisel veriler, yalnızca veri alınırken belirtilen
amaç ile tutarlı olacak şekilde ve bu bağlamda işin gerektirdiği bir sınırlama
yapılarak işlenir. 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ tarafından ileride söz
konusu olabilecek belirsiz veri işleme amaçları için kişisel veri
toplanmayacağı gibi, kişisel verilerin elde edilme amacına uygun olmayan hiçbir
şekilde bu veriler kullanılmaz, işlenmez ve aktarılmaz. Minimum veri ilkesi
uyarınca kişisel veriler, elde edilme amacıyla sınırlı ve ölçülü olarak
tutulmakta olup bu amaç kapsamında gerekli olmayan veriler saklanmaz.
2.2.6 Sınırlı Süre
Bu veriler, 19K ŞİFALI
BİTKİLER MERKEZİ tarafından; işlenen verilere ilişkin süreler
belirlenerek tutulmaktadır. Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren esas
amacın ortadan kalkması ve artık bu verilere ihtiyaç duyulmaması hâlinde söz
konusu kişisel veriler silinir. Kanunlarda verilerin tutulmasına ilişkin
sürelerin öngörülmesi hâlinde ise bu veriler, ilgili mevzuatta öngörülen
sürelere uygun olacak şekilde muhafaza edilir; mevzuatta öngörülen sürenin
dolmasından sonra ise bu veriler, 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ tarafından
verilerin saklandığı sistemlerden/cihazlardan veya fiziksel olarak bulunduğu
ortamlardan silinir/yok edilir veya anonimleştirilir.
2.2.7 Seçim ve Onay
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili olarak veri sahibini tam
ve gereği gibi bilgilendirir. Gereken durumlarda, veri sahibinin söz konusu
işleme ile ilgili olarak onayını alır, veri sahibine vermiş olduğu onayı
dilediğinde geri çekme veya verileri ile ilgili talepte bulunma seçeneği sunar.
Bununla ilgili olarak 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ çerçevesinde Kişisel
Veri Başvuru Prosedürü oluşturulmuş olup, bu çerçevedeki esaslara uygun olarak
işlem yapılmaktadır.
2.3 Kişisel Verilerin
Hukuka Uygun Olarak İşlenmesi
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri hukuka uygun
olarak işlemek amacıyla kanunun 5.2. maddesinde sayılan diğer hukuka uygunluk
sebeplerinden biri mevcut değilse; ilgili kişinin açık rızasının varlığını arar,
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ söz konusu işleme faaliyetlerini yukarıdaki 3.1. Bölümde
belirtilen ilkelere tam bir uyumluluk içerisinde yürütür.
2.4. Kişisel Verilerin
İşlenme Amaçları
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ tarafından toplanan kişisel veriler ile özel nitelikli kişisel
veriler şeffaflık ve açıklık ilkesi uyarınca, aşağıda belirtilen iki ana amaç
çerçevesinde işlenmektedir;
a) İdari/Hukuki/Mali
yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacına yönelik yasal işleme sebepleri
Ürün veya hizmet satışı
sebebiyle fatura kesilmesi
Sadakat programı
çerçevesinde akdedilen üyelik sözleşmeleri
Vergi kanunları uyarınca
kayıtların saklanması
İş kanunu uyarınca özlük
dosyası oluşturulması,
İşyeri hekimliği
kapsamında sağlık hizmeti sunulması
Güvenlik sebebi ile
kamera ve ziyaretçi kaydı alınması
Dijital ortamda
müşteriden alınan rıza ve izinlerin, ispat varakası olarak dijital iz ve
kayıtlarının tutulması
Hukuken gerekli kabul
edilecek diğer meşru menfaat halleri
Mer’i yasalardan
kaynaklanan işleme sorumluluğu
b) İşletme
faaliyetlerimizin yerine getirilmesi
c) Hizmet
standartlarımızın iyileştirilmesi ve her bir kullanıcı için özelleştirilmiş
hizmetlerin sunulması
Hizmetlerin
geliştirilmesi: Talep ve şikâyetlerin ilgili birimlerce değerlendirilerek,
gerektiğinde müşteri anketleri yapılarak/değerlendirilerek ve müşteri geri
bildirimleri göz önünde bulundurularak müşteri memnuniyetinin sağlanması
Müşteri ve Hizmet
Segmentasyonu yapılarak “En İyi Ürün” Prensibi ile pazarlama faaliyeti
yürütülmesi: Müşterilerin çağrı merkezleri, internet sayfası ya da yetkili
bayiler ve satış/hizmet noktaları üzerinden almış olduğu hizmetlerin kalite
standartları çerçevesinde raporlanması, denetlenmesi ve gerekli analizler
yapılarak iyileştirilmesi, müşterilere e-posta, SMS ve sair iletişim
vasıtalarıyla ürün ve hizmetlere ilişkin tanıtım ve bilgilendirme
yapılabilmesi, duyuru/kutlama ve sair içeriklerle gönderilecek iletiler
aracılığıyla şirket tanınırlığını arttırmak ve hizmetlerimizin tanıtımına,
pazarlanmasına yönelik genel veya kişiye özel reklam, duyuru, kampanya
bilgilerinin sağlanması
Kişisel verilerin
işlenme amaçlarına ilişkin daha ayrıntılı bilgi için www.noteshop.com.tr
adresindeki 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ Aydınlatma Metni’ne
bakabilirsiniz.
2.5. Kişisel Verilerin
Aktarılması
Kişisel verilerin
işlenmesine yönelik prensipler, kişisel verilerin aktarılmasında da uygulanır. 19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ aşağıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi
için gerekli ve zorunlu olması hâlinde üçüncü kişilere; KVK Kurulu'nca yeterli
korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın
bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri
sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK
Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere kişisel veriler
aktarılabilmektedir.
Kanun ya da düzenlemeler
uyarınca öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
Mahkeme kararı veya
düzenleyici ve denetleyici kamu kurumu kararı/talimatının yerine getirilmesi,
İdari ve teknik
tedbirlerin ve de altyapı güvenliğinin sağlanması ve
Hukuki uyuşmazlık
hâlinde 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ’nin haklarının korunması.
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ üçüncü kişilere aktarım amacı ile sınırlı olacak şekilde kişisel
veri aktarır ve buna ilişkin gerekli önlemleri alır. Bu konuda 19K ŞİFALI
BİTKİLER MERKEZİ Veri Sorumlusu sıfatıyla Aktarılan Alıcı Grubu olan 3.
Kişiler nezdinde denetleyici konumdadır.
Kişisel veriler 19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ tarafından, işlenme amaçları ile paralel olmak
üzere, ilgilinin açık rızasının veya hukuka uygunluk nedenlerinden bir veya
birkaçının bulunması hâlinde; 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ’nin
iştiraklerine, iş ortaklarına, yetkili temsilcilerine, resmi kurum ve
kuruluşlara, hizmet sağlayıcılara, çağrı merkezi hizmeti veren şirketler gibi
hizmetlerinden faydalandığımız veya işbirliği içerisinde olduğumuz üçüncü
kişilere aktarılır.
Kişisel verilerin
aktarıldığı üçüncü kişiler, aktarılan kişisel verileri aktarım amacının dışında
kendi kişisel veya ticari amaçları doğrultusunda kullanamaz ve işleyemezler.
Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler, 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ
tarafından verilen talimatlara uymakla ve veri güvenliğinin sağlanması için
gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almakla yükümlüdür.
Aktarımın yurt dışına
yapılması hâlinde ise, kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan şartların
varlığı ile ve bu şartlara ilaveten Kurul’un belirleyeceği yeterli koruma olan
ülkelere aktarım mümkün olup, bu şekilde bir koruma bulunmuyorsa Türkiye’deki
ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı
olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması halinde kişisel veriler 19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ tarafından yurt dışına aktarılabilir.
KVK Kanunu’nun 8. ve 9.
maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel
verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ iş ortaklarına,
Banka ve sigorta
şirketleri ve Hukuk Bürolarına,
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ tedarikçilerine,
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ şirket yetkililerine,
Hukuken Yetkili kamu
kurum ve kuruluşlarına,
2.6. 19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ nezdinde; 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ’nin meşru ve hukuka
uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde
belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve
bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede
belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK
Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki
kişisel veri sahiplerine ( Mağazalardan ve web sitesinden gelen Müşteriler,
Çalışanlar, Ziyaretçiler, Üçüncü Kişiler, Çalışan Adayları, İşbirliği İçinde
Olduğumuz Kurumların Çalışanları,) sınırlı olarak aşağıda belirtilen
kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle
işlenmektedir.
KİŞİSEL VERİ
KATEGORİZASYONU
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU
AÇIKLAMA
İletişim Verisi
Kişiye ulaşmak için
kullanılabilecek veri grubudur (Telefon, adres, e-posta, Fax numarası, Ip
adresi, ).
Kimlik Verisi
Kişi kimliğine dair
bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Ad soyad,TCKN, anne adı, baba adı, doğum
yeri, doğum tarihi, cinsiyet, cüzdan seri no, kimlik fotokopisi,vergi no,sgk
no, uyruk verisi, evlilik cüzdanı fotokopisi/taraması, çalışan kartı
Sağlık Verisi
Kişinin sağlık
bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Kan grubu, medikal geçmiş, check-up
sonucu, konsültasyon raporu, diyet formu ).
Taşıt Verisi
Kişinin araç
bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Plaka no, ruhsat bilgisi ).
Konum Verisi
Kişiye ait konum
verisinin bulunduğu veri grubudur (GPS lokasyonu ).
Görsel/İşitsel Veri
Kişiye ait görsel ve
işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur (Fotoğraf, ses kaydı, kamera kaydı,
ehliyet fotokopisi/taraması, kimlik fotokopisi/taraması, pasaport
fotokopisi/taraması ).
Dijital İz Verisi
Kişiye ait bilgilerin
işlenmesi sonucu oluşan dijital izlerin bulunduğu veri grubudur (Log ).
Finansal Veri
Kişinin finansal
bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Banka hesap no, iban no, kart bilgisi,
banka adı, finansal profil, mail order formu, kredi notu ).
Biyometrik/Genetik Veri
Kişiye ait
biyometrik/genetik verilerin bulunduğu veri grubudur (Parmak izi, genetik
bilgi, damar izi ).
Mesleki Veriler
Kişinin mesleğine ait
bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Çalıştığı kurum bilgisi, meslek odası
sicili ).
Eğitim Verisi
Kişiye ait eğitim
verilerinin bulunduğu veri grubudur (Diploma notu, diploma fotokopisi/taraması
).
Mal Varlığı Verisi
Kişinin sahip olduğu mal
varlıklarının bulunduğu veri grubudur (Tapu fotokopisi/taraması , araç ruhsatı
fotokopisi/taraması ).
Seyahat Verisi
Kişinin seyahatlerine
ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Uçuş bilgisi, uçuş kartı, tur rotası,
mil kart no, konaklama verisi ).
Şirket Verisi
Şahıs şirketi
verileridir (Şirket adresi ).
Irk/Din Bilgisi
Kişinin kökeni ve
inancına ait verilerin bulunduğu veri grubudur (Irk/din bilgisi ).
Dernek üyelik bilgileri
Kişinin üye ve ilgili
olduğu dernek bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Tüm dernek üyelikleri ).
İmza Verisi
Kişiye ait imza
bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Islak imza, e-imza , imza fotokopisi/taraması
).
Vize/Pasaport Verisi
Kişiye ait vize/pasaport
bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Vize bilgisi, pasaport
fotokopisi/taraması ).
Kılık Kıyafet Verisi
Kişinin giyim kuşamına
dair ayırt edici özelliklerin bulunduğu veri grubudur ( Kılık Kıyafet satın
alma geçmişi, giydiği ayırt edici kıyafetler.)
Yaptırım Verisi
Kişinin geçmişinde
aldığı yaptırımlara ilişkin veri grubudur (Ceza Kovuşturmaları, Adli Sicil
Kaydı, Disiplin Kaydı.)
19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ veri işleme faaliyetleri kapsamında ve şirket içinde kullanılan
veri türlerini esas alarak oluşturduğu KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ’NDE; yukarıda
gösterilen tabloda gösterildiği üzere ve yanı sıra, 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ
Saklama İmha Politikasi , 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ Veri
Sınıflandırması ve Koruması Politikası doğrultusunda veri sınıflandırmalarını
tamamlamış ve Kişisel Veri Süre Cetvelinde saklama sürelerini, gerekçeleriyle
tespit etmiştir.
BÖLÜM
3
3.
YÜKÜMLÜLÜKLERİMİZ
3.1
Aydınlatma Yükümlülüğü
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ , kişisel verileri elde etmesi anında ilgili kişi ve
kurumlara, ere
Veri
sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimliği,
Kişisel
verilerin işlenme amacı,
Kişisel
verilerin aktarılacağı kişiler ve aktarım amaçları,
Kişisel
verilerin toplanma yöntemi, hukuki nedeni ve aşağıda madde 4.5’te belirtilen
ilgili kişinin hakları hakkında bilgi verir.
Bu
kapsamda Mağazalarımızda ve diğer iş yerlerinde
müşterilerin/ziyaretçilerin/çalışanların ve diğer 3. Kişilerin kolayca
görebilecekleri alanlara AYDINLATMA metinleri yerleştirilmiştir. 19K ŞİFALI
BİTKİLER MERKEZİ web sitelerinde bu politika ile birlikte müşteri
aydınlatma metni, çerez politikası, başvuru formu da yayınlanmıştır.
3.2
Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler
3.2.1
Teknik Tedbirler:
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ yetkisiz erişimi, veri açığı ve hukuka aykırı
erişimi engellemek ve kazara veri kaybı, değişikliği ve imhasının önüne
geçebilmek için gerekli teknik tedbirleri olanaklar dâhilinde alır. Söz konusu
yükümlülük, hem elektronik ortama hem de fiziksel ortama ilişkindir. Bu
kapsamda 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ tasarımda gizliliği gözeterek teknik
prosedür ve kurallar belirler ve bunları belirli sıklıklarda gözden geçirir. İş
bu tasarımlara uygun olarak 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ tarafından işbu
Veri koruma ve işleme Politikasının eki niteliğinde bulunan Veri Sınıflandırma
ve Koruma İşleyişi oluşturulmuştur. Bu işleyişe göre çeşitli Veri Sınıfları
oluşturulmuş ve oluşturulan sınıflandırmalara ilişkin koruma ilkeleri
belirlenmiştir.
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ bu kapsamda gerçekleşebilecek mevcut riskleri göz
önünde bulundurarak ve güncel teknolojiyi takip ederek şifreleme, maskeleme,
anonimleştirme gibi güvenlik tedbirlerinin uygulanmasını sağlar19K ŞİFALI
BİTKİLER MERKEZİ tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini
engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
Yeni
Teknolojik gelişmelere takip edilmekte ve özellikle siber güvenlik alanında
sistemler üzerinde teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak
güncellenmekte ve yenilenmektedir.
Her
bir departman özelinde belirlenen hukuksal uyum gereksinimleri çerçevesinde
erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
Erişim
yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
Eski çalışanlara erişim kısıtlaması uygulanmakta, hesaplar kapatılmaktadır.
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ iç işleyiş gereğince alınan teknik önlemler
ilgili kullanıcılara raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden
değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
Virüs
koruma sistemleri, firewall, Veri Açığı güvenlikleri ve güvenlik duvarlarını
içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
Teknik
konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
Kişisel
verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için
uygulamalar düzenli olarak dış etki testine tabi tutulmakta ve bu testin
sonuçlarına göre bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
3.2.2
İdari Tedbirler:
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ çalışanları, kişisel verilere, yalnızca söz
konusu görevin kapsam ve amacına uygun olacak şekilde erişebilir. Çalışanlar
erişim olanaklarının bulunduğu kişisel verileri, kişisel veya ticari amaçlar
gözeterek işleyemeyeceği gibi; bu amaçlarla kişisel verileri yetkisiz kişilere
açıklayamaz veya bu bilgileri ifşa edemez. 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ
çalışanları için ilgili İşyeri Yönetmeliklerinde gerekli düzenlemeleri yaparak
Kişisel Verilerin İşlenmesindeki Esasları belirlemişlerdir. Bu Yönetmelik hükümleri
19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ Çalışanları açısından iş sözleşmeleri
niteliğinde olup aykırılık halinde yaptırımlarla karşılaşılacağı
öngörülmektedir. Departmanların kişisel veri güvenliği ilgili denetim ve
yönetimi Bilgi Güvenliği Birimi tarafından organize edilmektedir. İş birimi
bazında belirlenen hukuksal gerekliliklerin sağlanması için farkındalık
yaratılmakta bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak
için gerekli idari tedbirler şirket içi Politikalar, politika ve prosedürler ve
eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ çalışanlarını iş amaçları gereği elde ettikleri
kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklanamayacağı ve
işleme amacı dışında kullanılamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden
ayrılmalarından sonra da devam edeceği hususlarında bilgilendirir.
3.2.3.
19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ Çalışanlarının, Kişisel Verilerin Korunması
Ve İşlenmesi Konusunda Eğitimleri
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ kişisel verilerin hukuka aykırı olarak
işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin
muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için şirket merkezi,
fabrika ve mağaza çalışanlarına, gerekli eğitimlerin düzenlenmesini
sağlamaktadır.
3.3
Veri Sorumluları Sicili
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ilgili mevzuat gereği kurulan veri sorumluları
siciline kayıtlıdır/kaydolacaktır. İlgili sicil kapsamında aşağıdaki bilgiler
yer alır; Kişisel Veri Güvenliği Envanteri ve Veri İmha ve Saklama Prosedürü
ikincil mevzuatlar gereğince Veri Sorumluları Sicili’ne sunulacaktır.
Veri
sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri
Kişisel
verilerin hangi amaçla işleneceği
Veri
konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki
açıklamalar
Kişisel
verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları
Yabancı
ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler
Kişisel
veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler
Kişisel
verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre
3.4.
Denetim Yükümlülüğü
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ kendi kurum veya kuruluşlarında ve veri aktarımı
yaptığı üçüncü kişiler nezdinde kişisel verilerin korunması yönündeki 19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ilkeleri ile mevzuat gereklerini sağlamak
amacıyla belirli aralıklarla, özellikle teknik ve idari tedbirlere ilişkin
gerekli denetimleri yapmaktadır.
3.5.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE TALEPLERİ
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ KVK Kanunun 13. Maddesi gereğince ilgili kişi
taleplerine karşı, veri sorumlusu olarak, kişisel veri envanterinin eki mahiyetindeki
kişisel veri başvuru ve yanıt prosedürü ve kanunda belirtilen başvuru
koşullarını taşımayan başvurular için yazılı şablona yönlendirme prosedürleri
oluşturulmuştur. Bu prosedürlere uygun olarak gerekli işlemlerin yapılabilmesi
adına teknik hazırlıklar yapılmıştır. 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ
bünyesinde bu prosedürün uygulanmasını sağlayacak sistemsel altyapı mevcuttur
Kişisel
veri sahiplerinin aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini; kimlik
ibrazı ile şahsi başvuru ile veya yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta
(KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından 19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ’ye daha önce bildirilen ve 19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ ’nin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini
kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya
da uygulama vasıtasıyla 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ’ye kimlikleri teyit
edilebilir bir biçimde iletmeleri durumunda 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ;
talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak
cevaplandıracaktır. Ancak, İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap
verilecekse, on sayfayı aşan her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti
alınacaktır.
Veri
sorumlusuna başvuru usulleri hakkında tebliğ uyarınca başvuruda ilgili kişinin
a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları
için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa
kimlik numarası, c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, ç) Varsa
bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d)Talep
konusu, bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir
başvuru olarak değerlendirilmeyecektir.
Başvuruya
cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde kayıt
ortamının maliyetini kadar bir ücret talep edilebilecektir. Kişisel veri
sahipleri; bu prosedüre uygun olarak yapacakları başvuru ile kendilerine ait
kişisel verilerin tüm işlenme süreçleri, amaçları ve aktarım bilgileri de dahil
kanunun ilgili maddesindeki tüm hakları talep edebileceklerdir.
3.6.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
KVK
Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde
kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem
atfedilmiştir.
3.7.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ , ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi
durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca
saklamaktadır.
Kişisel
verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir
süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ ’nin o
veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ
’nin uygulamaları ve sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre
kadar saklanmakta daha sonra verinin niteliği uyarınca 19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ tarafından oluşturulmuş ilgili Politika uyarınca silinmekte, yok
edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel
verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve 19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ ’nin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse;
kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya
kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis
edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen
hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı
sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda 19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ ‘ye yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama
süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir
başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması
gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi
geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya
anonim hale getirilmektedir.
BÖLÜM
4
4.1
19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ İŞYERLERİNDEKİ GÜVENLİK AMAÇLI VERİ İŞLEME
FAALİYETLERİ
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında;
şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak
gibi amaçlar taşır ve ziyaretçi giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel
veri işler. Ziyaretçilerin 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ işyerlerini
ziyaretleri sırasında kişisel verileri elde edilirken ilgili kişiler söz konusu
işleme faaliyetleri hakkında bilgilendirilmek suretiyle aydınlatılırlar.
Ayrıca, 19K ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ işyerlerini ziyaretleri sırasında
ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmekte olup böyle bir durumda ‘log’
kayıtları tutulabilmektedir.
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması
amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve KVK
Kanunu’nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası
ile izleme faaliyetinde bulunmaktadır.
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik
olarak; internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta (çevrimiçi politika
düzenlemesi) ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına
ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ söz konusu kamera, ‘log’ ve sair ziyaretçi
kayıtlarının işlenmesinde, güvenliğin mümkün olan en yüksek seviyede sağlanması
amacını güderek yürürlükteki mevzuata tam uygunluğu hedefler. 19K ŞİFALI BİTKİLER
MERKEZİ söz konusu dijital kayıtlara yalnızca belirli sayıda
yetkilendirilmiş kişiler tarafından ve bu Politika ilkelerine uygun olarak
erişilmesini temin eder.
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ tarafından yönetilen internet sitelerinde, detayı
ilgili internet sitesinin gizlilik politikasında yer aldığı şekilde teknik
vasıtalarla çerez vb. tarayıcı hareketleri kaydedilebilmektedir. 19K ŞİFALI
BİTKİLER MERKEZİ , ilgili Veri Sağlayıcı firma aracılığıyla bu konuda ayrıca
bir Çerez ( cookies) Politikası oluşturmuş ve kullanıcılara detaylı
bilgilendirme yapmaktadır.
19K
ŞİFALI BİTKİLER MERKEZİ (Veri sorumlusu)
ÖZYURT
MAHALLESİ
BELEDİYE
CADDESİ NO:13/AGEDİZ/ KÜTAHYA
+90
542 374 22 92
bilgi@19ksifali.com.tr